Przedsiębiorca, który decyduje się na wręczenie swoim pracownikom zestawów świątecznych z okazji Świąt Bożego Narodzenia, musi uwzględnić kwestie podatkowe i obowiązki związane ze składkami ZUS. Zestaw rzeczowy przekazywany pracownikom może być sfinansowany z różnych źródeł, a każde z nich niesie inne konsekwencje podatkowe. Główne opcje to finansowanie ze środków obrotowych firmy oraz finansowanie ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (środków ZFŚS).

W przypadku gdy paczki dla pracowników z okazji świąt bożego narodzenia są pokrywane w całości ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, ich wartość stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Dodatkowo, przedsiębiorca musi naliczyć od nich składki na ubezpieczenia społeczne. Oznacza to, że wartość upominków należy wliczyć do podstawy naliczania składek ZUS oraz podatku. W praktyce oznacza to wyższe koszty dla pracodawcy, a także dodatkowe obciążenie fiskalne dla pracownika. Jest jednak pewne ułatwienie – drobne upominki o wartości do 100 zł - jest to kwota wolna od podatku. Firmy często wykorzystują tę możliwość, aby ograniczyć koszty i uniknąć dodatkowych obowiązków związanych z wyższymi kwotami.

Jeśli zestawy świąteczne dla pracowników są finansowane z ZFŚS, ich wartość podlega zwolnieniu z podatku dochodowego oraz składek ubezpieczenia, pod warunkiem, że nie przekracza ona 1000 zł w roku podatkowym na jednego zatrudnionego. Takie rozwiązanie jest szczególnie korzystne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy, ponieważ obniża koszty i zmniejsza obciążenia fiskalne. Ten fundusz jest obowiązkowy dla większości pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a jego wielkość zależy od liczby pracowników oraz ich wynagrodzenia. Paczki finansowane z funduszu stanowią przychód tylko w przypadku przekroczenia tego limitu. Przy właściwym planowaniu i dokumentowaniu wydatków ZFŚS można zminimalizować obowiązki podatkowe, jednocześnie wzmacniając dobre relacje w pracy. To także świetny sposób na docenienie poszczególnych pracowników czy partnerów biznesowych i poprawę morale zespołu, bez dodatkowych kosztów związanych z opodatkowaniem większych kwot.

Świąteczne podarunki dla pracowników, takie jak paczki, świąteczne kosze czy bony, są uznawane za świadczenia rzeczowe otrzymywane przez pracownika. Zasady rozliczania podatkowego oraz składek ubezpieczeniowych zależą od sposobu finansowania świątecznych paczek dla pracowników, a więc od tego skąd pochodzą na nie środki. Świadczenia dla pracowników mogą być korzystniejsze podatkowo, jeśli są odpowiednio zaplanowane i sfinansowane z odpowiednich źródeł.

Gotowe paczki świąteczne dla pracowników pokrywane z funduszy obrotowych firmy stanowią przychód ze stosunku pracy i należy ich wartość doliczyć do wynagrodzenia pracownika. Oznacza to, że pracodawca musi odprowadzić opłatę dochodową oraz naliczyć składki ubezpieczeniowe od wartości tych świadczeń. W praktyce, oznacza to, że należy ich zakup wliczyć do podstawy naliczania podatku dochodowego od zatrudnionego (uwzględnić je w wyliczaniu podatku). Jest to mniej korzystne rozwiązanie podatkowe, zwłaszcza przy większych wartościach paczek, jednak nadal umożliwia pracodawcy docenienie swoich pracowników. Taki wydatek można również zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, co pomaga firmie częściowo zrekompensować poniesione wydatki.

W przypadku gdy zestawy świąteczne dla pracowników i paczki są finansowane ze środków ZFŚS, ich wartość może być zwolniona z podatku oraz składek ubezpieczeń społecznych, pod warunkiem, że wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika wynosi do 1000 zł (na jednego zatrudnionego) w skali roku. To bardzo korzystne rozwiązanie dla firm, które dysponują tym funduszem, ponieważ pozwala na znaczne obniżenie kosztów podatkowych i składkowych. Warto jednak pamiętać, że wszelkie nadwyżki ponad ten limit muszą być traktowane jako przychód i odpowiednio opodatkowane, co wymaga wyliczania podatku dochodowego od pracownika. ZFŚS stanowi efektywne narzędzie wspierające politykę socjalną firmy, umożliwiając wręczanie upominków i prezentów dla pracowników bez nadmiernych obciążeń finansowych dla obu stron.

Tak, pracownik może być zobowiązany do zapłacenia opłaty skarbowej od paczek na święta, w zależności od ich wartości oraz źródła finansowania. Prezenty firmowe stanowią dodatkowe świadczenie pracownika, co oznacza, że ich wartość podlega opodatkowaniu podatkiem od wynagrodzenia.

Jeśli paczki są opłacane z zasobów obrotowych firmy, ich wartość musi być doliczona do wynagrodzenia pracownika, a pracodawca jest zobowiązany odprowadzić podatek oraz naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne. Jednak w przypadku paczek finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), pracownik nie płaci opłaty skarbowej, o ile wartość upominków z paczki nie przekroczy 1000 zł rocznie.