• Menu
Darmowa dostawa od: 49 zł brutto dla GLS punkty / automaty paczkowe
Ceny netto
Pomoc
Biuro obsługi klienta
801 800 801
opłata 0,29zł netto/min
pon. - pt. 8:00 - 16:00
Napisz wiadomość
info@ofix.pl
archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów jest procesem, który wymaga ustanowienia, rozważenia i przestrzegania podstaw prawnych i zasad. Czynność archiwizacji dokumentów jest regulowana przepisami prawa, które stanowią, że wszystkie dokumenty urzędowe muszą być archiwizowane w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Obejmuje to przypisanie symbolu klasyfikacji jednostki organizacyjnej do każdego dokumentu, instrukcje dotyczące archiwizowania ich we własnych archiwach z odpowiednim hasłem, jako a także inne instrukcje dotyczące zgłoszenia.

Podstawy prawne archiwizacji dokumentów

Podstawą prawną archiwizacji dokumentów jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o ochronie danych osobowych. Ustawa ta stanowi, że wszystkie dokumenty urzędowe muszą być przechowywane i archiwizowane w bezpieczny sposób. Ponadto ustawa ta ustanawia kryteria podziału na oddzielne archiwa, tak aby każdy dokument mógł być przechowywany we własnym archiwum na określone hasło.  Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma na celu zapewnienie ochrony i zabezpieczenia narodowego dziedzictwa archiwalnego. Ustawa definiuje archiwa jako instytucje odpowiedzialne za gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie, udostępnianie i ochronę dokumentów archiwalnych. Ustawa ustanawia Narodowy Zasób Archiwalny, który składa się z dokumentów archiwalnych pochodzących z organów państwowych, jednostek samorządu terytorialnego, organizacji społecznych i innych podmiotów. Dokumenty archiwalne przechowywane są w archiwach państwowych oraz w innych instytucjach archiwalnych. Zgodnie z ustawą, dokumenty archiwalne podlegają przechowywaniu i konserwacji w celu zachowania ich integralności i dostępności dla społeczeństwa. Ustawa określa również warunki udostępniania dokumentów archiwalnych, z uwzględnieniem ochrony prywatności, tajemnicy państwowej i innych przepisów prawa.

 Instrukcja kancelaryjna, czyli jak przechowywać dokumenty

Ustawa o archiwizacji zawiera również instrukcję przechowywania dokumentów w postaci fizycznej wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Obejmuje on instrukcję kancelaryjną określającą symbol literowy komórki organizacyjnej oraz symbol cyfrowy jednostki organizacyjnej, pełne hasło z listy plików oraz rodzaj dokumentacji zawartej w pliku. Instrukcja kancelaryjna precyzuje, jakie dokumenty powinny być archiwizowane, jakie kryteria podziału należy przyjąć oraz określić długość przechowywania dokumentacji. W tym celu nie może w naszym biurze brakować segregatorów lub w zależności od ilości dokumentów pudeł archiwizacyjnych. Prawo przewiduje również, że dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas w oparciu o ich wartość historyczną, a także polecenia dotyczące powiadamiania podczas archiwizacji dokumentów.

Polecane produkty do archiwizacji

Segregator A4 Leitz, 75 mm, 2 mechanizmy, 2x500 kartek A5, niebieski
Segregator A4 Leitz, 75 mm, 2 mechanizmy, 2x500 kartek A5, niebieski
kod: SG573
24 lut u Ciebie
98,28 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Esselte 180° Recycle, 80mm, do 600 kartek, żółty
Segregator A4 Esselte 180° Recycle, 80mm, do 600 kartek, żółty
kod: SG951
26 lut u Ciebie
50,31 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 80mm, do 600 kartek, czerwony
Segregator A4 Leitz 180°, 80mm, do 600 kartek, czerwony
kod: SG1099
pojutrze u Ciebie
34,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Pojemnik transportowy Keeeper Robusto-Box, 45l, grafitowy
Pojemnik transportowy Keeeper Robusto-Box, 45l, grafitowy
kod: KH4097
pojutrze u Ciebie
78,52 zł brutto
szt.
1 szt.
Pudełko do przechowywania Leitz Click&Store Wow, A3, fioletowy
Pudełko do przechowywania Leitz Click&Store Wow, A3, fioletowy
kod: PA828
pojutrze u Ciebie
113,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Pudełko do przechowywania Leitz Click&Store Wow, A3, zielony
Pudełko do przechowywania Leitz Click&Store Wow, A3, zielony
kod: PA845
pojutrze u Ciebie
113,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Pudełko do przechowywania Leitz Click&Store Wow, A5, fioletowy
Pudełko do przechowywania Leitz Click&Store Wow, A5, fioletowy
kod: PA833
pojutrze u Ciebie
74,21 zł brutto
szt.
1 szt.
Pudełko do przechowywania z pokrywką Leitz Fabric, małe, 2 sztuki, aksamitny szary
Pudełko do przechowywania z pokrywką Leitz Fabric, małe, 2 sztuki, aksamitny szary
kod: PA992
pojutrze u Ciebie
-29%
168,39 zł brutto
119,90 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 168,39
szt.
1 szt.
Pudło z przegródkami Leitz Click&Store Wow, małe, niebieski
Pudło z przegródkami Leitz Click&Store Wow, małe, niebieski
kod: PA824
pojutrze u Ciebie
51,99 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180° Recycle, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, czerwony
Segregator A4 Leitz 180° Recycle, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, czerwony
kod: SG944
pojutrze u Ciebie
30,71 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, ciemnoniebieski
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, ciemnoniebieski
kod: SG1090
pojutrze u Ciebie
39,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, zielony
Segregator A4 Leitz 180°, 50mm, do 350 kartek, zielony
kod: SG1095
pojutrze u Ciebie
35,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 80mm, do 600 kartek, jasnoczerwony
Segregator A4 Leitz 180°, 80mm, do 600 kartek, jasnoczerwony
kod: SG1100
pojutrze u Ciebie
32,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 80mm, do 600 kartek, niebieski
Segregator A4 Leitz 180°, 80mm, do 600 kartek, niebieski
kod: SG1102
pojutrze u Ciebie
33,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator Leitz Active Solid 180°, A4, 62 mm, do 350 kartek czerwony
Segregator Leitz Active Solid 180°, A4, 62 mm, do 350 kartek czerwony
kod: SG548
pojutrze u Ciebie
61,91 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator Leitz Active Solid 180°, A4, szerokość grzbietu 62 mm, do 350 kartek, czarny
Segregator Leitz Active Solid 180°, A4, szerokość grzbietu 62 mm, do 350 kartek, czarny
kod: SG551
pojutrze u Ciebie
56,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator ringowy Biurfol, do akt osobowych, A4, 45mm, bordowy
Segregator ringowy Biurfol, do akt osobowych, A4, 45mm, bordowy
kod: SG828
pojutrze u Ciebie
44,16 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator ringowy VauPe, A4, szerokość grzbietu 40mm, do 200 kartek, 4 ringi, jasnozielony
Segregator ringowy VauPe, A4, szerokość grzbietu 40mm, do 200 kartek, 4 ringi, jasnozielony
kod: SG1110
pojutrze u Ciebie
10,98 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator A4 Leitz 180°, 80mm, do 600 kartek, ciemnoniebieski
Segregator A4 Leitz 180°, 80mm, do 600 kartek, ciemnoniebieski
kod: SG1098
pojutrze u Ciebie
36,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Pudełko do przechowywania z pokrywką Leitz Fabric, średnie, 2 sztuki, aksamitny szary
Pudełko do przechowywania z pokrywką Leitz Fabric, średnie, 2 sztuki, aksamitny szary
kod: PA987
pojutrze u Ciebie
164,89 zł brutto
szt.
1 szt.

Przekazywanie dokumentacji 

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zawiera również instrukcje dotyczące przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne. Zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu zamawiania materiałów do celów archiwalnych, a także organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów państwowych.

Korzystanie z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej to kolejne istotne zasady archiwizacji dokumentów. Jednolity rzeczowy wykaz akt to spis kategorii dokumentów, który ułatwia ich klasyfikację i organizację. Instrukcja kancelaryjna natomiast określa zasady postępowania z dokumentacją w ramach danej organizacji. Przestrzeganie tych dokumentów pozwala na jednolite i spójne zarządzanie dokumentacją.

Skuteczne archiwizowanie dokumentów - o czym nie możemy zapomnieć?

organizacja dokumentów

Podstawową zasadą porządkowania dokumentów jest zachowanie ich integralności i dostępności. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób, który zapewnia ochronę przed zniszczeniem, kradzieżą czy utratą. W tym celu warto korzystać z dedykowanych pomieszczeń, takich jak archiwa, które są specjalnie przystosowane do przechowywania dokumentów.

Kolejną istotną zasadą jest prawidłowe oznaczanie dokumentów. Każdy dokument powinien posiadać odpowiednie oznaczenia, takie jak data sporządzenia, numer inwentarzowy czy nazwa sprawy, co ułatwi ich identyfikację i odnalezienie w przyszłości.

Ważnym aspektem organizacji dokumentów jest przestrzeganie określonych terminów przechowywania. Ustawa o porządkowaniu i zbieraniu dokumentów określa różne okresy przechowywania w zależności od rodzaju dokumentacji. Należy pamiętać o terminach i zgodnie z nimi zdecydować, czy dany dokument ma wartość archiwalną i powinien być przechowywany, czy też może zostać zniszczony.

Archiwizacja dokumentów - jakie artykuły biurowe wybrać?

Jeśli szukasz profesjonalnych rozwiązań do archiwizacji warto zwrócić uwagę na wysokiej jakości produkty i urządzenia, które ułatwiają przechowywanie i organizację dokumentów.

Oferowany jest  szeroki wybór teczek, segregatorów, pudełek archiwizacyjnych oraz innych artykułów biurowych, które pomogą Ci w utrzymaniu porządku w dokumentacji. Dzięki ich produktom będziesz mógł skutecznie zarchiwizować swoje dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami. Najlepszym wyborem w przypadku zbierania dużej ilości dokumentów będzie segregator dźwigniowy, gdyż jest on wyposażony w dźwignię i docisk, co pozwala na skuteczniejsze przechowywanie wielu pism. Niezbędnym elementem, który zabezpieczy akta przed zepsuciem lub zabrudzeniem jest koszulka na dokumenty. Biorąc pod uwagę wieloletnie przechowywanie dokumentów, należy zaopatrzyć się w pudła archiwizacyjne, gdyż zapobiegają one starzeniu się pism oraz są pojemne. Mniejszym, ale także znaczącym produktem są klipsy archiwizacyjne, dzięki którym możemy łatwo złączyć ze sobą dokumenty i nie zgubić ich podczas przemieszczania.

Polecane produkty do przechowywania dokumentów

Teczka z przegródkami Leitz Solid, segregująca, z gumką,  A4, 6 przekładek, biały
Teczka z przegródkami Leitz Solid, segregująca, z gumką, A4, 6 przekładek, biały
kod: SL1858
pojutrze u Ciebie
39,09 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką,  A4, PP, 30mm, czarny
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką, A4, PP, 30mm, czarny
kod: SL1852
pojutrze u Ciebie
41,68 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka plastikowa z gumką Leitz Urban Chic, A4, 15 mm, szary
Teczka plastikowa z gumką Leitz Urban Chic, A4, 15 mm, szary
kod: SL1471
pojutrze u Ciebie
26,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka kartonowa z gumką Leitz Recycle, A4, 2mm, czerwony
Teczka kartonowa z gumką Leitz Recycle, A4, 2mm, czerwony
kod: SL1700
pojutrze u Ciebie
8 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka Leitz Recycle, A4, 11mm, na klips, żółty
Teczka Leitz Recycle, A4, 11mm, na klips, żółty
kod: SL1695
pojutrze u Ciebie
19,15 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka z przegródkami Leitz, A4, 12 przekładek, niebieski
Teczka z przegródkami Leitz, A4, 12 przekładek, niebieski
kod: AT61
pojutrze u Ciebie
126,57 zł brutto
szt.
1 szt.
Obwoluta ochronna z klapką Durable, A6, 10 sztuk, transparentny
Obwoluta ochronna z klapką Durable, A6, 10 sztuk, transparentny
kod: KO431
pojutrze u Ciebie
47,85 zł brutto
(4,79 zł/szt.)
opak
1 opak
Teczka do akt osobowych Biurfol, A4, 30mm, czerwony
Teczka do akt osobowych Biurfol, A4, 30mm, czerwony
kod: SL1429
pojutrze u Ciebie
40,47 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka kartonowa z gumką Derform Piłka 18, A4, 3mm, mix kolorów
Teczka kartonowa z gumką Derform Piłka 18, A4, 3mm, mix kolorów
kod: SL1762
pojutrze u Ciebie
5,19 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka Leitz Recycle, A4, 11mm, na klips, czerwony
Teczka Leitz Recycle, A4, 11mm, na klips, czerwony
kod: SL1692
pojutrze u Ciebie
19,74 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka na dokumenty Leitz Infinity, A4, 318x240x3mm
Teczka na dokumenty Leitz Infinity, A4, 318x240x3mm
kod: SL213
pojutrze u Ciebie
-34%
15,24 zł brutto
9,99 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 15,24
szt.
1 szt.
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką,  A4, PP, 30mm, biały
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką, A4, PP, 30mm, biały
kod: SL1851
pojutrze u Ciebie
47,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka plastikowa z gumką Leitz Wow, A4, 30mm, czerwony
Teczka plastikowa z gumką Leitz Wow, A4, 30mm, czerwony
kod: SL1805
pojutrze u Ciebie
92,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka z przegródkami Leitz Recycle, A4, 5 przegródek, czerwony
Teczka z przegródkami Leitz Recycle, A4, 5 przegródek, czerwony
kod: TH166
pojutrze u Ciebie
50,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka z przegródkami Leitz Recycle, A4, 5 przegródek, niebieski
Teczka z przegródkami Leitz Recycle, A4, 5 przegródek, niebieski
kod: TH167
pojutrze u Ciebie
51,91 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka z przegródkami Leitz Wow, segregująca, z gumką,  A4, 12 przekładek, turkusowy
Teczka z przegródkami Leitz Wow, segregująca, z gumką, A4, 12 przekładek, turkusowy
kod: TH136
pojutrze u Ciebie
60,05 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka do akt osobowych Konfex T02, A4, z bindą zewnętrzną, niezadrukowana, ABCD, czarna
Teczka do akt osobowych Konfex T02, A4, z bindą zewnętrzną, niezadrukowana, ABCD, czarna
kod: SL1712
pojutrze u Ciebie
-13%
15,36 zł brutto
13,39 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 15,36
szt.
1 szt.
Teczka kartonowa z gumką VauPe Soft, A4, 450g/m2, 20mm, biały
Teczka kartonowa z gumką VauPe Soft, A4, 450g/m2, 20mm, biały
kod: SL766
pojutrze u Ciebie
11,43 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka kopertowa Biurfol Satyna, A5, na zatrzask, przezroczysty żółty
Teczka kopertowa Biurfol Satyna, A5, na zatrzask, przezroczysty żółty
kod: SL1307
pojutrze u Ciebie
4,91 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką,  A4, PP, 15mm, jasnozielony
Teczka na dokumenty Leitz Solid, z gumką, A4, PP, 15mm, jasnozielony
kod: SL1850
pojutrze u Ciebie
20,90 zł brutto
szt.
1 szt.

Archiwizacja dokumentów jest ważnym elementem efektywnego zarządzania informacjami w organizacji. Dzięki odpowiednim rozwiązaniom do archiwizacji będziesz mógł zyskać pewność, że Twoje dokumenty są przechowywane w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami prawnymi i łatwo dostępny w razie potrzeby.

Podsumowanie

Podsumowując, archiwizacja dokumentów jest ważnym procesem, który musi odbywać się zgodnie z określonymi podstawami prawnymi i zasadami. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o ochronie danych osobowych wraz z innymi powiązanymi aktami zawiera kluczowe regulacje, które należy wziąć pod uwagę przy archiwizacji dokumentów w celu zapewnienia ich właściwego przechowywania i dostępu. Obejmują one kryteria podziału na odrębne archiwa, instrukcję archiwizacji określającą symbole literowe i hasła, instrukcje dotyczące powiadamiania o archiwizacji dokumentów, a także szczegółowe instrukcje dotyczące przekazywania materiałów stanowiących materiały archiwalne do archiwów państwowych. Przestrzeganie tych przepisów pomoże zagwarantować prawidłową archiwizację dokumentów i utrzymać je w pełnej zgodności z przepisami prawa. Sprawdź również sposób na prawidłową utylizację segregatorów, po ich zużyciu.