• Menu
Darmowa dostawa od: 45 zł brutto dla InPost Paczkomat
Ceny netto
Pomoc
Biuro obsługi klienta
801 800 801
opłata 0,29zł netto/min
pon. - pt. 8:00 - 17:00
Napisz wiadomość
info@ofix.pl
archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów jest procesem, który wymaga ustanowienia, rozważenia i przestrzegania podstaw prawnych i zasad. Czynność archiwizacji dokumentów jest regulowana przepisami prawa, które stanowią, że wszystkie dokumenty urzędowe muszą być archiwizowane w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Obejmuje to przypisanie symbolu klasyfikacji jednostki organizacyjnej do każdego dokumentu, instrukcje dotyczące archiwizowania ich we własnych archiwach z odpowiednim hasłem, jako a także inne instrukcje dotyczące zgłoszenia.

Podstawy prawne archiwizacji dokumentów

Podstawą prawną archiwizacji dokumentów jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o ochronie danych osobowych. Ustawa ta stanowi, że wszystkie dokumenty urzędowe muszą być przechowywane i archiwizowane w bezpieczny sposób. Ponadto ustawa ta ustanawia kryteria podziału na oddzielne archiwa, tak aby każdy dokument mógł być przechowywany we własnym archiwum na określone hasło.  Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma na celu zapewnienie ochrony i zabezpieczenia narodowego dziedzictwa archiwalnego. Ustawa definiuje archiwa jako instytucje odpowiedzialne za gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie, udostępnianie i ochronę dokumentów archiwalnych. Ustawa ustanawia Narodowy Zasób Archiwalny, który składa się z dokumentów archiwalnych pochodzących z organów państwowych, jednostek samorządu terytorialnego, organizacji społecznych i innych podmiotów. Dokumenty archiwalne przechowywane są w archiwach państwowych oraz w innych instytucjach archiwalnych. Zgodnie z ustawą, dokumenty archiwalne podlegają przechowywaniu i konserwacji w celu zachowania ich integralności i dostępności dla społeczeństwa. Ustawa określa również warunki udostępniania dokumentów archiwalnych, z uwzględnieniem ochrony prywatności, tajemnicy państwowej i innych przepisów prawa.

 Instrukcja kancelaryjna, czyli jak przechowywać dokumenty

Ustawa o archiwizacji zawiera również instrukcję przechowywania dokumentów w postaci fizycznej wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Obejmuje on instrukcję kancelaryjną określającą symbol literowy komórki organizacyjnej oraz symbol cyfrowy jednostki organizacyjnej, pełne hasło z listy plików oraz rodzaj dokumentacji zawartej w pliku. Instrukcja kancelaryjna precyzuje, jakie dokumenty powinny być archiwizowane, jakie kryteria podziału należy przyjąć oraz określić długość przechowywania dokumentacji. W tym celu nie może w naszym biurze brakować segregatorów lub w zależności od ilości dokumentów pudeł archiwizacyjnych. Prawo przewiduje również, że dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas w oparciu o ich wartość historyczną, a także polecenia dotyczące powiadamiania podczas archiwizacji dokumentów.

Polecane produkty do archiwizacji

Nowość
Segregator Bantex Budget Classic, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, biały
Segregator Bantex Budget Classic, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, biały
kod: SG1080
24 lip u Ciebie
-9%
9,13 zł brutto
8,30 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 9,13
szt.
1 szt.
Nowość
Segregator ringowy VauPe, A4, szerokość grzbietu 25mm, 4 ringi, turkusowy
Segregator ringowy VauPe, A4, szerokość grzbietu 25mm, 4 ringi, turkusowy
kod: SG1055
29 lip u Ciebie
10,71 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Pudełko do przechowywania z pokrywką Leitz Fabric, duże, 2 sztuki, aksamitny szary
Pudełko do przechowywania z pokrywką Leitz Fabric, duże, 2 sztuki, aksamitny szary
kod: PA991
22 lip u Ciebie
145 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Pudło uniwersalne Leitz Click&Store Wow, A4, czerwony
Pudło uniwersalne Leitz Click&Store Wow, A4, czerwony
kod: PA977
22 lip u Ciebie
-9%
82,11 zł brutto
74,65 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 82,11
szt.
1 szt.
Nowość
Pudło uniwersalne Leitz Click&Store Wow, A5, czerwony
Pudło uniwersalne Leitz Click&Store Wow, A5, czerwony
kod: PA978
22 lip u Ciebie
72,56 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Pudło uniwersalne Leitz Click&Store, rozmiar L (320x310x360mm), czerwony
Pudło uniwersalne Leitz Click&Store, rozmiar L (320x310x360mm), czerwony
kod: PA979
22 lip u Ciebie
-8%
88,72 zł brutto
81,92 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 88,72
szt.
1 szt.
Nowość
Pudło z przegródkami Leitz Click&Store Wow, średnie, czerwony
Pudło z przegródkami Leitz Click&Store Wow, średnie, czerwony
kod: PA985
22 lip u Ciebie
74,01 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Segregator Bantex Budget Classic, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, czerwony
Segregator Bantex Budget Classic, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, czerwony
kod: SG1075
22 lip u Ciebie
-9%
9,18 zł brutto
8,34 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 9,18
szt.
1 szt.
Nowość
Segregator Bantex Budget Classic, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, żółty
Segregator Bantex Budget Classic, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, żółty
kod: SG1078
22 lip u Ciebie
-9%
9,13 zł brutto
8,30 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 9,13
szt.
1 szt.
Nowość
Segregator Leitz 180° Active Wow, A4, szerokość grzbietu 65mm, do 350 kartek, czerwony
Segregator Leitz 180° Active Wow, A4, szerokość grzbietu 65mm, do 350 kartek, czerwony
kod: SG1061
22 lip u Ciebie
-9%
62,51 zł brutto
56,83 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 62,51
szt.
1 szt.
Nowość
Segregator Leitz 180° Active Wow, A4, szerokość grzbietu 82mm, do 500 kartek, czerwony
Segregator Leitz 180° Active Wow, A4, szerokość grzbietu 82mm, do 500 kartek, czerwony
kod: SG1062
22 lip u Ciebie
61,70 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Segregator Leitz Wow 180°, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, czerwony
Segregator Leitz Wow 180°, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, czerwony
kod: SG1059
22 lip u Ciebie
29,42 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Segregator Leitz Wow 180°, A4, szerokość grzbietu 80mm, do 600 kartek, czerwony
Segregator Leitz Wow 180°, A4, szerokość grzbietu 80mm, do 600 kartek, czerwony
kod: SG1060
22 lip u Ciebie
30,77 zł brutto
szt.
1 szt.
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, czerwony
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, czerwony
kod: SG1004
22 lip u Ciebie
-32%
13,15 zł brutto
8,89 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 13,15
szt.
1 szt.
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, fioletowy
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, fioletowy
kod: SG1011
22 lip u Ciebie
-32%
13,15 zł brutto
8,89 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 13,15
szt.
1 szt.
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, granatowy
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, granatowy
kod: SG1010
22 lip u Ciebie
-32%
13,15 zł brutto
8,89 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 13,15
szt.
1 szt.
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, niebieski
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, niebieski
kod: SG1006
22 lip u Ciebie
-32%
13,15 zł brutto
8,89 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 13,15
szt.
1 szt.
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, pomarańczowy
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, pomarańczowy
kod: SG1008
22 lip u Ciebie
-32%
13,15 zł brutto
8,89 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 13,15
szt.
1 szt.
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, zielony
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, zielony
kod: SG1005
22 lip u Ciebie
-32%
13,15 zł brutto
8,89 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 13,15
szt.
1 szt.
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, żółty
Segregator Ofix Economy, z zadrukiem wewnątrz, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, żółty
kod: SG1007
22 lip u Ciebie
-32%
13,15 zł brutto
8,89 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 13,15
szt.
1 szt.

Przekazywanie dokumentacji 

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zawiera również instrukcje dotyczące przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne. Zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu zamawiania materiałów do celów archiwalnych, a także organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów państwowych.

Korzystanie z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej to kolejne istotne zasady archiwizacji dokumentów. Jednolity rzeczowy wykaz akt to spis kategorii dokumentów, który ułatwia ich klasyfikację i organizację. Instrukcja kancelaryjna natomiast określa zasady postępowania z dokumentacją w ramach danej organizacji. Przestrzeganie tych dokumentów pozwala na jednolite i spójne zarządzanie dokumentacją.

Skuteczne archiwizowanie dokumentów - o czym nie możemy zapomnieć?

organizacja dokumentów

Podstawową zasadą porządkowania dokumentów jest zachowanie ich integralności i dostępności. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób, który zapewnia ochronę przed zniszczeniem, kradzieżą czy utratą. W tym celu warto korzystać z dedykowanych pomieszczeń, takich jak archiwa, które są specjalnie przystosowane do przechowywania dokumentów.

Kolejną istotną zasadą jest prawidłowe oznaczanie dokumentów. Każdy dokument powinien posiadać odpowiednie oznaczenia, takie jak data sporządzenia, numer inwentarzowy czy nazwa sprawy, co ułatwi ich identyfikację i odnalezienie w przyszłości.

Ważnym aspektem organizacji dokumentów jest przestrzeganie określonych terminów przechowywania. Ustawa o porządkowaniu i zbieraniu dokumentów określa różne okresy przechowywania w zależności od rodzaju dokumentacji. Należy pamiętać o terminach i zgodnie z nimi zdecydować, czy dany dokument ma wartość archiwalną i powinien być przechowywany, czy też może zostać zniszczony.

Archiwizacja dokumentów - jakie artykuły biurowe wybrać?

Jeśli szukasz profesjonalnych rozwiązań do archiwizacji warto zwrócić uwagę na wysokiej jakości produkty i urządzenia, które ułatwiają przechowywanie i organizację dokumentów.

Oferowany jest  szeroki wybór teczek, segregatorów, pudełek archiwizacyjnych oraz innych artykułów biurowych, które pomogą Ci w utrzymaniu porządku w dokumentacji. Dzięki ich produktom będziesz mógł skutecznie zarchiwizować swoje dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami. Najlepszym wyborem w przypadku zbierania dużej ilości dokumentów będzie segregator dźwigniowy, gdyż jest on wyposażony w dźwignię i docisk, co pozwala na skuteczniejsze przechowywanie wielu pism. Niezbędnym elementem, który zabezpieczy akta przed zepsuciem lub zabrudzeniem jest koszulka na dokumenty. Biorąc pod uwagę wieloletnie przechowywanie dokumentów, należy zaopatrzyć się w pudła archiwizacyjne, gdyż zapobiegają one starzeniu się pism oraz są pojemne. Mniejszym, ale także znaczącym produktem są klipsy archiwizacyjne, dzięki którym możemy łatwo złączyć ze sobą dokumenty i nie zgubić ich podczas przemieszczania.

Polecane produkty do przechowywania dokumentów

Nowość
Teczka kartonowa z narożną gumką Leitz Wow, A4, 300g/m2, 15mm, czerwony
Teczka kartonowa z narożną gumką Leitz Wow, A4, 300g/m2, 15mm, czerwony
kod: SL1809
29 lip u Ciebie
16,74 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka kartonowa z gumką Derform Cleo i Frank 39, A4, 3mm, mix kolorów
Teczka kartonowa z gumką Derform Cleo i Frank 39, A4, 3mm, mix kolorów
kod: SL1763
22 lip u Ciebie
4,67 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka kartonowa z gumką Derform Mapa Świata- Zwierzęta, A4, 3mm, mix kolorów
Teczka kartonowa z gumką Derform Mapa Świata- Zwierzęta, A4, 3mm, mix kolorów
kod: SL1764
22 lip u Ciebie
-10%
4,46 zł brutto
4 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 4,46
szt.
1 szt.
Teczka kartonowa z gumką Interdruk UV Boys, A4+, 350g, mix wzorów
Teczka kartonowa z gumką Interdruk UV Boys, A4+, 350g, mix wzorów
kod: SL1752
22 lip u Ciebie
-9%
4,15 zł brutto
3,78 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 4,15
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka kartonowa z gumką VauPe Box z mechanizmem ringowym, A4, 30mm, żółty
Teczka kartonowa z gumką VauPe Box z mechanizmem ringowym, A4, 30mm, żółty
kod: SL1798
22 lip u Ciebie
-9%
16,76 zł brutto
15,25 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 16,76
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka na rzep Vaupe, skrzydłowa, A4, 40mm, fioletowy
Teczka na rzep Vaupe, skrzydłowa, A4, 40mm, fioletowy
kod: SL1783
22 lip u Ciebie
-9%
11,60 zł brutto
10,55 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 11,60
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka plastikowa z gumką Leitz Wow, A4, 15mm, czerwony
Teczka plastikowa z gumką Leitz Wow, A4, 15mm, czerwony
kod: SL1804
22 lip u Ciebie
25,39 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka segregująca Leitz Wow, A4, 6 przegródek, czerwony
Teczka segregująca Leitz Wow, A4, 6 przegródek, czerwony
kod: SL1808
22 lip u Ciebie
62,19 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka skrzydłowa z gumką VauPe, A4, 40mm, czekoladowy
Teczka skrzydłowa z gumką VauPe, A4, 40mm, czekoladowy
kod: SL1777
22 lip u Ciebie
-9%
11,60 zł brutto
10,55 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 11,60
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka z rączką VauPe Classic I, na klips, A4, 40mm, jasny niebieski
Teczka z rączką VauPe Classic I, na klips, A4, 40mm, jasny niebieski
kod: SL1772
22 lip u Ciebie
26,94 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka z rączką VauPe Classic I, na klips, A4, 40mm, jasny zielony
Teczka z rączką VauPe Classic I, na klips, A4, 40mm, jasny zielony
kod: SL1773
22 lip u Ciebie
-5%
15,74 zł brutto
14,92 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 15,74
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka z rączką VauPe Classic I, na klips, A4, 40mm, jasny żółty
Teczka z rączką VauPe Classic I, na klips, A4, 40mm, jasny żółty
kod: SL1775
22 lip u Ciebie
-9%
16,41 zł brutto
14,92 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 16,41
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka z rączką VauPe Classic I, na klips, A4, 40mm, różowy
Teczka z rączką VauPe Classic I, na klips, A4, 40mm, różowy
kod: SL1774
22 lip u Ciebie
-9%
16,41 zł brutto
14,92 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 16,41
szt.
1 szt.
Hit cenowy
Teczka kartonowa z gumką Derform Piłka 18, A4, 3mm, mix kolorów
Teczka kartonowa z gumką Derform Piłka 18, A4, 3mm, mix kolorów
kod: SL1762
22 lip u Ciebie
4,38 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka z gumką Derform Jednorożec 15, A4, 3mm, fioletowy
Teczka z gumką Derform Jednorożec 15, A4, 3mm, fioletowy
kod: SL1820
22 lip u Ciebie
-9%
4,65 zł brutto
4,23 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 4,65
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka kartonowa z gumką VauPe Economy, A4, 380 g/m2, 20 mm, żółty
Teczka kartonowa z gumką VauPe Economy, A4, 380 g/m2, 20 mm, żółty
kod: SL1794
22 lip u Ciebie
2,94 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka skrzydłowa z gumką VauPe, A4, 40mm, pomarańczowy
Teczka skrzydłowa z gumką VauPe, A4, 40mm, pomarańczowy
kod: SL1779
22 lip u Ciebie
-9%
11,60 zł brutto
10,55 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 11,60
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka skrzydłowa z gumką VauPe, A4, 40mm, biały
Teczka skrzydłowa z gumką VauPe, A4, 40mm, biały
kod: SL1776
22 lip u Ciebie
10,98 zł brutto
szt.
1 szt.
Nowość
Teczka z gumką Derform Piłka 19, A4, 3mm, granatowy
Teczka z gumką Derform Piłka 19, A4, 3mm, granatowy
kod: SL1821
22 lip u Ciebie
-9%
4,65 zł brutto
4,23 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 4,65
szt.
1 szt.
Teczka kartonowa z gumką Interdruk  UV Puppy Sign,  A4+, 350g/m2, mix wzorów
Teczka kartonowa z gumką Interdruk UV Puppy Sign, A4+, 350g/m2, mix wzorów
kod: SL1753
22 lip u Ciebie
-9%
4,15 zł brutto
3,78 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 4,15
szt.
1 szt.

Archiwizacja dokumentów jest ważnym elementem efektywnego zarządzania informacjami w organizacji. Dzięki odpowiednim rozwiązaniom do archiwizacji będziesz mógł zyskać pewność, że Twoje dokumenty są przechowywane w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami prawnymi i łatwo dostępny w razie potrzeby.

Podsumowanie

Podsumowując, archiwizacja dokumentów jest ważnym procesem, który musi odbywać się zgodnie z określonymi podstawami prawnymi i zasadami. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o ochronie danych osobowych wraz z innymi powiązanymi aktami zawiera kluczowe regulacje, które należy wziąć pod uwagę przy archiwizacji dokumentów w celu zapewnienia ich właściwego przechowywania i dostępu. Obejmują one kryteria podziału na odrębne archiwa, instrukcję archiwizacji określającą symbole literowe i hasła, instrukcje dotyczące powiadamiania o archiwizacji dokumentów, a także szczegółowe instrukcje dotyczące przekazywania materiałów stanowiących materiały archiwalne do archiwów państwowych. Przestrzeganie tych przepisów pomoże zagwarantować prawidłową archiwizację dokumentów i utrzymać je w pełnej zgodności z przepisami prawa. Sprawdź również sposób na prawidłową utylizację segregatorów, po ich zużyciu.