• Menu
Darmowa dostawa od: 45 zł brutto
Ceny netto
Pomoc
Biuro obsługi klienta
801 800 801
opłata 0,29zł netto/min
pon. - pt. 8:00 - 17:00
Napisz wiadomość
info@ofix.pl
archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów jest procesem, który wymaga ustanowienia, rozważenia i przestrzegania podstaw prawnych i zasad. Czynność archiwizacji dokumentów jest regulowana przepisami prawa, które stanowią, że wszystkie dokumenty urzędowe muszą być archiwizowane w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Obejmuje to przypisanie symbolu klasyfikacji jednostki organizacyjnej do każdego dokumentu, instrukcje dotyczące archiwizowania ich we własnych archiwach z odpowiednim hasłem, jako a także inne instrukcje dotyczące zgłoszenia.

Podstawy prawne archiwizacji dokumentów

Podstawą prawną archiwizacji dokumentów jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o ochronie danych osobowych. Ustawa ta stanowi, że wszystkie dokumenty urzędowe muszą być przechowywane i archiwizowane w bezpieczny sposób. Ponadto ustawa ta ustanawia kryteria podziału na oddzielne archiwa, tak aby każdy dokument mógł być przechowywany we własnym archiwum na określone hasło.  Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ma na celu zapewnienie ochrony i zabezpieczenia narodowego dziedzictwa archiwalnego. Ustawa definiuje archiwa jako instytucje odpowiedzialne za gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie, udostępnianie i ochronę dokumentów archiwalnych. Ustawa ustanawia Narodowy Zasób Archiwalny, który składa się z dokumentów archiwalnych pochodzących z organów państwowych, jednostek samorządu terytorialnego, organizacji społecznych i innych podmiotów. Dokumenty archiwalne przechowywane są w archiwach państwowych oraz w innych instytucjach archiwalnych. Zgodnie z ustawą, dokumenty archiwalne podlegają przechowywaniu i konserwacji w celu zachowania ich integralności i dostępności dla społeczeństwa. Ustawa określa również warunki udostępniania dokumentów archiwalnych, z uwzględnieniem ochrony prywatności, tajemnicy państwowej i innych przepisów prawa.

 Instrukcja kancelaryjna, czyli jak przechowywać dokumenty

Ustawa o archiwizacji zawiera również instrukcję przechowywania dokumentów w postaci fizycznej wraz z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Obejmuje on instrukcję kancelaryjną określającą symbol literowy komórki organizacyjnej oraz symbol cyfrowy jednostki organizacyjnej, pełne hasło z listy plików oraz rodzaj dokumentacji zawartej w pliku. Instrukcja kancelaryjna precyzuje, jakie dokumenty powinny być archiwizowane, jakie kryteria podziału należy przyjąć oraz określić długość przechowywania dokumentacji. W tym celu nie może w naszym biurze brakować segregatorów lub w zależności od ilości dokumentów pudeł archiwizacyjnych. Prawo przewiduje również, że dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas w oparciu o ich wartość historyczną, a także polecenia dotyczące powiadamiania podczas archiwizacji dokumentów.

Polecane produkty do archiwizacji

Segregator VauPe FCK, A4, szerokość grzbietu 75mm, do 500 kartek, różowy pastelowy
Segregator VauPe FCK, A4, szerokość grzbietu 75mm, do 500 kartek, różowy pastelowy
kod: SG907
jutro u Ciebie
10,77 zł brutto
Ofix Days
Segregator Ofix Economy, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, jasnoniebieski
Segregator Ofix Economy, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, jasnoniebieski
kod: SG938
jutro u Ciebie
6,99 zł brutto
Segregator Leitz Wow 180°, A4, szerokość grzbietu 80mm, do 600 kartek, różowy
Segregator Leitz Wow 180°, A4, szerokość grzbietu 80mm, do 600 kartek, różowy
kod: SG244
jutro u Ciebie
27,45 zł brutto
Ofix Days
Pudło archiwizacyjne Fellowes Extra Strong, 7x80mm, A4, brązowy
Pudło archiwizacyjne Fellowes Extra Strong, 7x80mm, A4, brązowy
kod: PA659
6 mar u Ciebie
-51%
34,32 zł brutto
16,94 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 34,32
Hit cenowy
Segregator Biurfol, A4, szerokość grzbietu 20mm, 2 ringi, czerwony
Segregator Biurfol, A4, szerokość grzbietu 20mm, 2 ringi, czerwony
kod: SG495
pojutrze u Ciebie
19,19 zł brutto
Hit cenowy
Segregator Esselte, A4, szerokość grzbietu 42mm, do 190 kartek, 2 ringi, zielony
Segregator Esselte, A4, szerokość grzbietu 42mm, do 190 kartek, 2 ringi, zielony
kod: SG523
jutro u Ciebie
11,24 zł brutto
Segregator Donau Master, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, żółty
Segregator Donau Master, A4, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, żółty
kod: SG295
jutro u Ciebie
14,29 zł brutto
Segregator Donau Master, A4, szerokość grzbietu 75mm, do 500 kartek, niebieski
Segregator Donau Master, A4, szerokość grzbietu 75mm, do 500 kartek, niebieski
kod: SG283
6 mar u Ciebie
14,29 zł brutto
Segregator Donau Master, A4, szerokość grzbietu 75mm, do 500 kartek, szary
Segregator Donau Master, A4, szerokość grzbietu 75mm, do 500 kartek, szary
kod: SG287
jutro u Ciebie
21,51 zł brutto
Segregator Donau Master, A4, szerokość grzbietu 75mm, do 500 kartek, fioletowy
Segregator Donau Master, A4, szerokość grzbietu 75mm, do 500 kartek, fioletowy
kod: SG281
jutro u Ciebie
21,51 zł brutto
Segregator Donau Master, A5, szerokość grzbietu 75mm, żółty
Segregator Donau Master, A5, szerokość grzbietu 75mm, żółty
kod: SG362
jutro u Ciebie
15,68 zł brutto
Segregator Donau Master, A4, szerokość grzbietu 75mm, do 500 kartek, bordowy
Segregator Donau Master, A4, szerokość grzbietu 75mm, do 500 kartek, bordowy
kod: SG302
jutro u Ciebie
14,29 zł brutto
Pudło z przegródkami Leitz Click&Store Wow, średnie, turkusowy
Pudło z przegródkami Leitz Click&Store Wow, średnie, turkusowy
kod: PA821
7 mar u Ciebie
69,84 zł brutto
Pudło z przegródkami Leitz Click&Store Wow, średnie, biały
Pudło z przegródkami Leitz Click&Store Wow, średnie, biały
kod: PA818
pojutrze u Ciebie
65,42 zł brutto
Segregator Leitz 180° Active Urban Chic, A4, szerokość grzbietu 82mm, do 500 kartek, szary
Segregator Leitz 180° Active Urban Chic, A4, szerokość grzbietu 82mm, do 500 kartek, szary
kod: SG899
jutro u Ciebie
-38%
101,97 zł brutto
62,90 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 101,97
Segregator Bantex Budget Classic, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, niebieski
Segregator Bantex Budget Classic, szerokość grzbietu 50mm, do 350 kartek, niebieski
kod: SG961
wydłużony czas dostawy
-40%
18,31 zł brutto
10,90 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 18,31
Segregator Office Products Officer, A4, szerokość grzbietu 75mm, czarny
Segregator Office Products Officer, A4, szerokość grzbietu 75mm, czarny
kod: SG649
jutro u Ciebie
11,88 zł brutto
Segregator Donau, A4, szerokość grzbietu 35mm, 4 ringi, żółty
Segregator Donau, A4, szerokość grzbietu 35mm, 4 ringi, żółty
kod: SG673
jutro u Ciebie
28,17 zł brutto
Segregator Donau Master, A5, szerokość grzbietu 75mm, niebieski
Segregator Donau Master, A5, szerokość grzbietu 75mm, niebieski
kod: SG397
6 mar u Ciebie
-11%
16,80 zł brutto
14,96 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 16,80
Segregator Office Products Archiv, z szyną, A4, szerokość grzbietu 55mm, szary
Segregator Office Products Archiv, z szyną, A4, szerokość grzbietu 55mm, szary
kod: SG657
jutro u Ciebie
17,82 zł brutto

Przekazywanie dokumentacji 

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach zawiera również instrukcje dotyczące przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne. Zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu zamawiania materiałów do celów archiwalnych, a także organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów państwowych.

Korzystanie z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej to kolejne istotne zasady archiwizacji dokumentów. Jednolity rzeczowy wykaz akt to spis kategorii dokumentów, który ułatwia ich klasyfikację i organizację. Instrukcja kancelaryjna natomiast określa zasady postępowania z dokumentacją w ramach danej organizacji. Przestrzeganie tych dokumentów pozwala na jednolite i spójne zarządzanie dokumentacją.

Skuteczne archiwizowanie dokumentów - o czym nie możemy zapomnieć?

organizacja dokumentów

Podstawową zasadą porządkowania dokumentów jest zachowanie ich integralności i dostępności. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób, który zapewnia ochronę przed zniszczeniem, kradzieżą czy utratą. W tym celu warto korzystać z dedykowanych pomieszczeń, takich jak archiwa, które są specjalnie przystosowane do przechowywania dokumentów.

Kolejną istotną zasadą jest prawidłowe oznaczanie dokumentów. Każdy dokument powinien posiadać odpowiednie oznaczenia, takie jak data sporządzenia, numer inwentarzowy czy nazwa sprawy, co ułatwi ich identyfikację i odnalezienie w przyszłości.

Ważnym aspektem organizacji dokumentów jest przestrzeganie określonych terminów przechowywania. Ustawa o porządkowaniu i zbieraniu dokumentów określa różne okresy przechowywania w zależności od rodzaju dokumentacji. Należy pamiętać o terminach i zgodnie z nimi zdecydować, czy dany dokument ma wartość archiwalną i powinien być przechowywany, czy też może zostać zniszczony.

Archiwizacja dokumentów - jakie artykuły biurowe wybrać?

Jeśli szukasz profesjonalnych rozwiązań do archiwizacji warto zwrócić uwagę na wysokiej jakości produkty i urządzenia, które ułatwiają przechowywanie i organizację dokumentów.

Oferowany jest  szeroki wybór teczek, segregatorów, pudełek archiwizacyjnych oraz innych artykułów biurowych, które pomogą Ci w utrzymaniu porządku w dokumentacji. Dzięki ich produktom będziesz mógł skutecznie zarchiwizować swoje dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami. Najlepszym wyborem w przypadku zbierania dużej ilości dokumentów będzie segregator dźwigniowy, gdyż jest on wyposażony w dźwignię i docisk, co pozwala na skuteczniejsze przechowywanie wielu pism. Niezbędnym elementem, który zabezpieczy akta przed zepsuciem lub zabrudzeniem jest koszulka na dokumenty. Biorąc pod uwagę wieloletnie przechowywanie dokumentów, należy zaopatrzyć się w pudła archiwizacyjne, gdyż zapobiegają one starzeniu się pism oraz są pojemne. Mniejszym, ale także znaczącym produktem są klipsy archiwizacyjne, dzięki którym możemy łatwo złączyć ze sobą dokumenty i nie zgubić ich podczas przemieszczania.

Polecane produkty do przechowywania dokumentów

Ofix Days
Ofertówka krystaliczna Biurfol, "L", sztywna, A3, 1 sztuka, transparentny
Ofertówka krystaliczna Biurfol, "L", sztywna, A3, 1 sztuka, transparentny
kod: KO170
jutro u Ciebie
-21%
14,26 zł brutto
11,29 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 14,26
Koszulki krystaliczne Bantex, A5,  PP, 45µm, 100 sztuk, transparentny
Koszulki krystaliczne Bantex, A5, PP, 45µm, 100 sztuk, transparentny
kod: KO402
jutro u Ciebie
-20%
27,53 zł brutto
21,89 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 27,53
Teczka segregująca Pagna, A4, 5 przekładek, jasny niebieski
Teczka segregująca Pagna, A4, 5 przekładek, jasny niebieski
kod: SL1063
jutro u Ciebie
12,63 zł brutto
Teczka plastikowa z gumką Pagna, A4, 3 skrzydłowa, zielony
Teczka plastikowa z gumką Pagna, A4, 3 skrzydłowa, zielony
kod: SL1053
8 mar u Ciebie
14,38 zł brutto
Teczka segregująca D.Rect 5580, A4, 12 przekładek, czarny
Teczka segregująca D.Rect 5580, A4, 12 przekładek, czarny
kod: TH116
jutro u Ciebie
-19%
29,64 zł brutto
24,06 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 29,64
Koszulki groszkowe Donau z fioletowymi brzegami, A4, 40 µm, 100 sztuk, przezroczysty
Koszulki groszkowe Donau z fioletowymi brzegami, A4, 40 µm, 100 sztuk, przezroczysty
kod: KO128
jutro u Ciebie
54 zł brutto
Teczka segregująca Pagna, A4, 5 przekładek, pomarańczowy
Teczka segregująca Pagna, A4, 5 przekładek, pomarańczowy
kod: SL1061
jutro u Ciebie
10,54 zł brutto
Ofix Days
Hit cenowy
Koszulki krystaliczne Durable, A4, 60 µm, 100 sztuk,  transparentny
Koszulki krystaliczne Durable, A4, 60 µm, 100 sztuk, transparentny
kod: KO404
jutro u Ciebie
14,99 zł brutto
Teczka kartonowa z narożną gumką Leitz Cosy, A4, 5mm, szary
Teczka kartonowa z narożną gumką Leitz Cosy, A4, 5mm, szary
kod: SL1442
4 mar u Ciebie
12,94 zł brutto
Koszulka/saszetka z suwakiem Leitz Wow, 2 przegródki, rozmiar L, 1 sztuka, czarny
Koszulka/saszetka z suwakiem Leitz Wow, 2 przegródki, rozmiar L, 1 sztuka, czarny
kod: KO352
7 mar u Ciebie
30,15 zł brutto
Teczka kopertowa Leitz Recycle, A4, na zatrzask, czarny
Teczka kopertowa Leitz Recycle, A4, na zatrzask, czarny
kod: SL1460
jutro u Ciebie
10,09 zł brutto
Hit cenowy
Teczka kopertowa Grand 9113, A4, na zatrzask, transparentny niebieski
Teczka kopertowa Grand 9113, A4, na zatrzask, transparentny niebieski
kod: SL1608
jutro u Ciebie
2,89 zł brutto
Teczka plastikowa z narożną gumką Donau, A4, żółty
Teczka plastikowa z narożną gumką Donau, A4, żółty
kod: SL656
jutro u Ciebie
19,30 zł brutto
Koszulki groszkowe D.Rect Maxi, A4 +, 90µm, 50 sztuk, transparentny
Koszulki groszkowe D.Rect Maxi, A4 +, 90µm, 50 sztuk, transparentny
kod: KO400
jutro u Ciebie
-5%
21,51 zł brutto
20,41 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 21,51
Teczka plastikowa z gumką poszerzana Donau, A4, 700µm, 300 kartek, niebieski
Teczka plastikowa z gumką poszerzana Donau, A4, 700µm, 300 kartek, niebieski
kod: SL888
jutro u Ciebie
22,42 zł brutto
Teczka plastikowa z gumką poszerzana Donau, A4, 700µm, 300 kartek, czerwony
Teczka plastikowa z gumką poszerzana Donau, A4, 700µm, 300 kartek, czerwony
kod: SL1155
jutro u Ciebie
22,42 zł brutto
Teczka preszpanowa z gumką Donau, A4, 390g/m2, czarny
Teczka preszpanowa z gumką Donau, A4, 390g/m2, czarny
kod: SL942
jutro u Ciebie
7,76 zł brutto
Teczka segregująca Q-Connect, A4, 12 przegródek, transparentny zielony
Teczka segregująca Q-Connect, A4, 12 przegródek, transparentny zielony
kod: TH172
jutro u Ciebie
26,94 zł brutto
Teczka kopertowa z europerforacją Donau, A4, na zatrzask, transparentny
Teczka kopertowa z europerforacją Donau, A4, na zatrzask, transparentny
kod: SL1164
jutro u Ciebie
4,29 zł brutto
Teczka kartonowa z narożną gumką Donau, A4, 3-skrzydłowa, 400g/m2, niebieski
Teczka kartonowa z narożną gumką Donau, A4, 3-skrzydłowa, 400g/m2, niebieski
kod: SL1200
jutro u Ciebie
7,74 zł brutto

Archiwizacja dokumentów jest ważnym elementem efektywnego zarządzania informacjami w organizacji. Dzięki odpowiednim rozwiązaniom do archiwizacji będziesz mógł zyskać pewność, że Twoje dokumenty są przechowywane w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami prawnymi i łatwo dostępny w razie potrzeby.

Podsumowanie

Podsumowując, archiwizacja dokumentów jest ważnym procesem, który musi odbywać się zgodnie z określonymi podstawami prawnymi i zasadami. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o ochronie danych osobowych wraz z innymi powiązanymi aktami zawiera kluczowe regulacje, które należy wziąć pod uwagę przy archiwizacji dokumentów w celu zapewnienia ich właściwego przechowywania i dostępu. Obejmują one kryteria podziału na odrębne archiwa, instrukcję archiwizacji określającą symbole literowe i hasła, instrukcje dotyczące powiadamiania o archiwizacji dokumentów, a także szczegółowe instrukcje dotyczące przekazywania materiałów stanowiących materiały archiwalne do archiwów państwowych. Przestrzeganie tych przepisów pomoże zagwarantować prawidłową archiwizację dokumentów i utrzymać je w pełnej zgodności z przepisami prawa. Sprawdź również sposób na prawidłową utylizację segregatorów, po ich zużyciu.