• Menu
Darmowa dostawa od: 49 zł brutto dla GLS punkty / automaty paczkowe
Ceny netto
Pomoc
Biuro obsługi klienta
801 800 801
opłata 0,29zł netto/min
pon. - pt. 8:00 - 16:00
Napisz wiadomość
info@ofix.pl

Aby wpisać nowy towar do kartoteki magazynowej, należy posiadać wszystkie niezbędne informacje dotyczące tego towaru, takie jak nazwa, kod, cena, miara (np. ilościowa: sztuki, kilogramy lub wartościowa: złote, euro). itp. Następnie należy wpisać wszystkie te dane w odpowiednia pola w kartotece. W zależności od wybranego papierowego szablonu lub programu magazynowego, w którym prowadzona jest dokumentacja, proces ten może się różnić.  Jeśli zachodzi potrzeba aktualizacja informacji, to wystarczy należy znaleźć odpowiedni wpis w kartotece i dokonać zmian. Może to obejmować zmianę ilości towaru, ceny, miary lub innych danych. Ważne jest, aby regularnie aktualizować informacje na temat stanu magazynowego.

Kartoteka magazynowa

Czym jest kartoteka magazynowa i jakie informacje powinna zawierać?

Kartoteka magazynowa jest definiowana jako  plik, bazy danych lub zbiór dokumentów magazynowych, w którym gromadzone są wszystkie informacje dotyczące towarów znajdujących się w magazynie. Jest to rodzaj ewidencji, prowadzonej odrębnie dla każdego produktu, która umożliwia bieżące śledzenie danych dotyczących stanów ilościowych i wartościowych towarów. Dzięki niej można precyzyjnie kontrolować jakie towary znajdują się na stanie, jakie są ilościowe i wartościowe zmiany w przepływie asortymentu oraz dokonywać pomiarów statystycznych. Właściwie wypełniona i prowadzona pozwala efektywnie zarządzać magazynem i uniknąć problemów związanych z brakiem kontroli nad stanami magazynowymi. 

Powinna ona zawierać różne informacje dotyczące towarów znajdujących się w magazynie. Przede wszystkim dane dotyczące stanów ilościowych towarów i wartość każdego artykułu. Powinna także zawierać informacje na temat dystrybucji, dostawców, terminów dostaw, miar towarowych oraz innych szczegółowych danych, które mogą być istotne dla zarządzania magazynem.

Wypełnianie dokumentów magazynowych

Jak prowadzić ekartotekę w programie magazynowym?

Na rynku istnieje wiele programów magazynowych, które umożliwiają prowadzenie ekartoteki. Przykładowe programy magazynowe to Excel, ekartoteka, PZ Magazyn, XML Magazyn, Oprogramowanie Magazynowe czy Logistyczny Magazyn. Każdy z tych programów ma swoje zalety i można wybrać ten, który najbardziej odpowiada potrzebom przedsiębiorstwa. Po pierwsze, umożliwiają one automatyczne śledzenie stanów magazynowych, co znacznie ułatwia zarządzanie magazynem. Po drugie, posiadają często funkcjonalność importu danych z innych systemów w celu szybszego i łatwiejszego wypełnianie kartoteki. Ponadto programy te często są wyposażone w intuicyjny interfejs, który ułatwia pracę z kartoteką magazynową. A dodatkowo umożliwia korzystanie z ustawień zaawansowanych, generowanie dokumentów i przeprowadzenie analiz.

Aby zaimportować dane do programu magazynowego i uzupełnić ekartotekę, należy najpierw przygotować dane w odpowiednim formacie, na przykład w formacie Excel lub XML. Następnie należy użyć funkcji importu dostępnej w programie magazynowym i wskazać plik z danymi. Program automatycznie zaimportuje dane do kartoteki magazynowej.

Jak wypełnić kartotekę magazynową w formacie Excel?

Aby stworzyć szablon kartoteki w Excelu, należy utworzyć nowy arkusz i ustawić kolumny z odpowiednimi nagłówkami. W nagłówkach można umieścić nazwy poszczególnych informacji dotyczących towarów, takich jak nazwa, kod, ilość, cena czy stan początkowy jakim dysponuje magazyn. Następnie można zapisać ten szablon jako plik, który będzie można później użyć do wprowadzania danych.

Aby wprowadzać dane do formularza w Excelu, należy przejść do odpowiedniego wiersza i wpisać dane w poszczególne komórki. W zależności od ustalonego szablonu, można wpisywać informacje takie jak nazwa produktu, kod, ilość, cena itp. Po wpisaniu danych, można je wyświetlić i sortować, a po zakończeniu pracy zapisać plik (jako plik Excel .xlsx lub w innym dostępnym formacie) i go zamknąć. Wszelkie zmiany w pliku Exel zapisuje się poprzez kliknięcie przycisku "Zapisz" na pasku narzędziowy lub używając skrótu klawiaturowego Ctrl + S. Natomiast by  wyświetlać kartotekę magazynową w Excelu, po prostu otwórz odpowiedni plik za pomocą programu Excel.

Jak archiwizować kartotekę magazynową? 

Nie ulega wątpliwości, że archiwizacja dokumentów magazynowych jest kluczowa dla zachowania porządku . Co więcej pozawala na:

  1. zapewnienie zgodności z prawem - przechowywanie dokumentacji przez wymagany okres czasu jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i handlowego,
  2. ułatwienie dostępu do historycznych danych - szybkie odnalezienie informacji sprzed lat,
  3. zwiększenie bezpieczeństwa - ochrona przed utratą danych w przypadki awarii systemów komputerowych,
  4. optymalizację operacji magazynowych - analizę danych historycznych celem optymalizacji poziomu zapasów,
  5. odpowiedzialność biznesowa - posiadanie pełnej dokumentacji na wypadek audytów wewnętrznych i zewnętrznych.

Tylko w jak archiwizować dokumenty związane z magazynem w sposób prawidłowy, by zachować porządek, bezpieczeństwo i łatwy do nich dostęp. Przede wszystkim należy pamiętać by odpowiednio segregować dokumenty i etykietować za pomocą etykiet do teczek i akt, ponieważ podział ich na kategorie ułatwia ich organizację usprawnia pracę magazynu. Zdecydowanie lepiej też monitorować dokumentację i tworzyć raporty.  Do przechowywania posegregowanych dokumentów mogą służyć  teczki zawieszkowe, które następnie można umieścić w  pojemnikach na teczki zawieszkowe. Takie rozwiązanie zapewnia wygodę i oferuje łatwy dostęp do wszelkich dokumentów magazynowych. Można też do archiwizacji kartoteki w magazynie wykorzystać systemy zarządzania dokumentami (DMS), które pozwalają zautomatyzować procesy indeksowania, przechowywania i dystrybucji dokumentów cyfrowych czy też wprowadzania zmian.

Podsumowanie

Kartoteka magazynowa to niezwykle ważny dokument w procesie magazynowania i przepływu towarów, dzięki któremu możesz utrzymać kontrolę nad zapasami i stanem towarów w magazynie. Elektroniczne systemy umożliwiające jej prowadzenie są szczególnie pomocne, ponieważ pozwalają na prostą i precyzyjną kontrolę nad realizacją zleceń klientów, a także na optymalne wykorzystywanie zasobów i śledzenie ich stanu w czasie rzeczywistym. W naszym sklepie internetowym Ofix.pl dostępne są druki akcydensowe np. wydanie towaru, przyjęcie towaru, pobranie, RW, które usprawniają pracę i pozwalają skutecznie zarządzać ewidencję magazynową. Sprawdź naszą szeroką ofertę z działu wyposażenie magazynu i zamów niezbędne artykuły- w atrakcyjnych cenach i z szybką dostawą do swojej firmy! 

Polecane produkty

Teczka zawieszkowa kartonowa z rozciągliwymi bokami Leitz Alpha Recycle, A4, 348x260mm, 250g/m2, czarny
Teczka zawieszkowa kartonowa z rozciągliwymi bokami Leitz Alpha Recycle, A4, 348x260mm, 250g/m2, czarny
kod: PM158
pojutrze u Ciebie
10,43 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka zawieszana kartonowa do akt osobowych Spiral Optimal, A4, 230g/m2, czerwony
Teczka zawieszana kartonowa do akt osobowych Spiral Optimal, A4, 230g/m2, czerwony
kod: SL594
pojutrze u Ciebie
20,41 zł brutto
szt.
1 szt.
Wkład do teczek zawieszanych Spiral Manila, A4, 3 przekładki, żółty
Wkład do teczek zawieszanych Spiral Manila, A4, 3 przekładki, żółty
kod: PM173
pojutrze u Ciebie
6,38 zł brutto
szt.
1 szt.
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x268x0 mm, z przekładkami, brązowy
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x268x0 mm, z przekładkami, brązowy
kod: PM98
pojutrze u Ciebie
34,12 zł brutto
szt.
1 szt.
Etykiety do teczek zawieszanych Avery Zweckform, 45.7x16.9mm, 25 arkuszy, biały
Etykiety do teczek zawieszanych Avery Zweckform, 45.7x16.9mm, 25 arkuszy, biały
kod: EK227
27 lut u Ciebie
64,17 zł brutto
(0,04 zł/szt)
opak
1 opak
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x270mm, 225g/m2, brązowy
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x270mm, 225g/m2, brązowy
kod: PM71
pojutrze u Ciebie
-27%
13,64 zł brutto
9,99 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 13,64
szt.
1 szt.
Teczka zawieszkowa kartonowa z rozciągliwymi bokami Leitz Alpha, A4, 348x260mm, 275g/m2, brązowy
Teczka zawieszkowa kartonowa z rozciągliwymi bokami Leitz Alpha, A4, 348x260mm, 275g/m2, brązowy
kod: PM1
pojutrze u Ciebie
13,14 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka zawieszkowa kartonowa Leitz Alpha, A4, 348x260mm, 230g/m2, brązowy
Teczka zawieszkowa kartonowa Leitz Alpha, A4, 348x260mm, 230g/m2, brązowy
kod: PM20
pojutrze u Ciebie
10,98 zł brutto
szt.
1 szt.
Skoroszyt zawieszany Esselte, do akt osobowych, A4, 348x268mm, 230g/m2, brązowy
Skoroszyt zawieszany Esselte, do akt osobowych, A4, 348x268mm, 230g/m2, brązowy
kod: PM70
pojutrze u Ciebie
19,90 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka zawieszkowa kartonowa Esselte Classic, wzmacniana, A4, 345x240mm, 210g/m2 biały
Teczka zawieszkowa kartonowa Esselte Classic, wzmacniana, A4, 345x240mm, 210g/m2 biały
kod: PM27
pojutrze u Ciebie
-12%
5,68 zł brutto
4,99 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 5,68
szt.
1 szt.
Skoroszyt zawieszany Elba Vertic Ultimate, z 4 przegródkami, A4, 230g/m2, beżowy
Skoroszyt zawieszany Elba Vertic Ultimate, z 4 przegródkami, A4, 230g/m2, beżowy
kod: SL790
pojutrze u Ciebie
24,55 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka zawieszkowa Elba Chic Ultimate, A4, 230g/m2 niebieski
Teczka zawieszkowa Elba Chic Ultimate, A4, 230g/m2 niebieski
kod: PM41
21 lut u Ciebie
-37%
14,26 zł brutto
8,99 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 14,26
szt.
1 szt.
Teczka zawieszkowa z szerokim dnem Elba Vertic 1, A4, 320g, 60mm, do 580 kartek
Teczka zawieszkowa z szerokim dnem Elba Vertic 1, A4, 320g, 60mm, do 580 kartek
kod: SL757
pojutrze u Ciebie
23,67 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka zawieszkowa z szerokim dnem Elba Vertic 1, A4, 320g, 20mm, do 180 kartek
Teczka zawieszkowa z szerokim dnem Elba Vertic 1, A4, 320g, 20mm, do 180 kartek
kod: SL754
pojutrze u Ciebie
21,89 zł brutto
szt.
1 szt.
Skoroszyt zawieszany Elba Chic Ultimate, A4, 245x318mm, 230g/m2, niebieski
Skoroszyt zawieszany Elba Chic Ultimate, A4, 245x318mm, 230g/m2, niebieski
kod: SL802
pojutrze u Ciebie
8,99 zł brutto
szt.
1 szt.
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x270mm, 225g/m2, żółty
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x270mm, 225g/m2, żółty
kod: PM74
pojutrze u Ciebie
-31%
15,98 zł brutto
10,98 zł brutto
Najniższa cena z 30 dni: 15,98
szt.
1 szt.
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x270mm, 225g/m2, czerwony
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x270mm, 225g/m2, czerwony
kod: PM75
pojutrze u Ciebie
10,98 zł brutto
szt.
1 szt.
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x270mm, 225g/m2, niebieski
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x270mm, 225g/m2, niebieski
kod: PM73
pojutrze u Ciebie
10,98 zł brutto
szt.
1 szt.
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x270mm, 225g/m2, zielony
Skoroszyt zawieszany Leitz Alpha, A4, 348x270mm, 225g/m2, zielony
kod: PM72
pojutrze u Ciebie
9,99 zł brutto
szt.
1 szt.
Teczka zawieszkowa kartonowa Leitz Alpha, A4, 348x260mm, 230g/m2,  żółty
Teczka zawieszkowa kartonowa Leitz Alpha, A4, 348x260mm, 230g/m2, żółty
kod: PM16
pojutrze u Ciebie
10,98 zł brutto
szt.
1 szt.