Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty związane z prowadzeniem firmy?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością przechowywania licznych dokumentów firmowych. Większość z nich musi być archiwizowana nawet przez kilka lat, tak więc ważne jest by zapewnić do tego odpowiednie warunki. Podstawą jest trzymanie dokumentacji z dala od wilgoci i w sprzyjających warunkach. Dzięki temu nie ulegnie ona uszkodzeniu ani zniszczeniu i pozostanie w nienagannym stanie przez cały okres przechowywania. Jednakże najważniejsze w przechowywaniu dokumentów jest bezpieczeństwo zawartych w nich wrażliwych danych i ich ochrona przed rozpowszechnianiem. Zgodnie z unijnymi przepisami RODO, przedsiębiorcy są zobowiązani do zabezpieczenia danych osobowych przed dostępem osób niepowołanych. Dlatego, ważne jest by tak zarządzać dokumentacją, żeby była skutecznie zabezpieczona przed przetwarzaniem. W tym celu powinno się odpowiednio uporządkować i posegregować papiery a przede wszystkim nie trzymać ich luzem na blacie biurka, gdzie mogłyby łatwo trafić w ręce osób trzecich. Najlepszym sposobem przechowywania dokumentów w firmie jest zastosowanie segregatorów, teczek, skoroszytów oraz pudeł archiwizacyjnych i umieszczenie ich w miejscu, do którego wgląd mają tylko osoby upoważnione. Ważne jest także prawidłowe zabezpieczenie plików elektronicznych.

Porządek w papierach i bezpieczeństwo danych to kwestia kluczowa dla każdej firmy. Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów może wiązać się z przykrymi konsekwencjami. Utrata lub uszkodzenie ważnych danych finansowych, księgowych czy personalnych może prowadzić do poważnych problemów i grozi odpowiedzialnością karnoskarbową. Prawidłowa archiwizacja wszystkich tych pism jest o tyle ważna, że mogą one zostać poddane kontroli przez urząd skarbowy, ZUS czy inny organ kontrolny. W razie zaniedbań przedsiębiorca może otrzymać karę grzywny, a w niektórych przypadkach, może zostać mu wytoczony proces cywilny lub karny. Warto więc utrzymać porządek w papierach, by w razie potrzeby móc je okazać i nie narazić się na tego typu nieprzyjemności.

Jednak to nie jedyny powód, dla którego rzetelna organizacja pism jest tak istotna. Przede wszystkim posegregowane papiery łatwiej jest odszukać, co przekłada się na oszczędność czasu, lepszą organizację pracy, większą wydajność oraz wyeliminowanie sytuacji stresowych, które często pojawiają się, gdy w stosie dokumentów szukamy tego jedynego potrzebnego na już. Należy też pamiętać, że w razie zgubienia niektórych ważnych zaświadczeń czy świadectw może okazać się konieczne uzyskanie ich duplikatu, co zazwyczaj wiąże się z dodatkową opłatą i oczywiście osobistą wizytą w miejscu ich wydawania.

By chronić dane przed dostaniem się w niepowołane ręce należy przechowywać je w bezpiecznym miejscu. Takim właśnie miejscem może być osobne pomieszczenie, do którego nieupoważnione osoby nie będą miały prawa wstępu. Jeśli jednak nie dysponujemy dodatkowym pomieszczeniem, możemy wydzielić konkretne miejsce w danym pokoju biurowym i umieścić dokumenty związane z działalnością firmy na wyznaczonych półkach lub w szufladach, oczywiście zamykanych na klucz (polecamy zakupić specjalne metalowe szafy, które często są także ognioodporne). Wówczas klucze powinna mieć jedna uprawniona osoba, która odpowiadać będzie za bezpieczeństwo tych ważnych dokumentów. Dobrym pomysłem jest sporządzenie rejestru dostępu.

Większość firm przechowuje dokumentacje w swojej siedzibie, mając do nich łatwy dostęp w dowolnej chwili. Czasem jednak nie dysponuje się tak dużą przestrzenią, by móc pomieścić duże ilości papierów. Wtedy dobrym pomysłem jest nawiązanie współpracy z profesjonalnym, zewnętrznym archiwum. Do jego zadań należeć będzie kompleksowa ochrona przechowywanej dokumentacji i wszelkich Twoich danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, kradzieżą, a także zniszczeniem. Inną możliwością jest wynajem zewnętrznego magazynu tzw. self storage, który jest ubezpieczony, a dostęp do niego posiada tylko właściciel. Atutem takiego rozwiązania jest to, że można dobrać jego wielkości do zapotrzebowania. Oczywiście takie pomieszczenia również spełniają wymogi bezpieczeństwa i zapewniają wysoki stopień ochrony zgromadzonych materiałów.

Przedstawione powyżej sposoby przechowywania danych tyczą się tradycyjnych dokumentów w wersji papierowej. Co w przypadku dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej? Jak chronić szczegółowe informacje dotyczące działalności podmiotu umieszczone na dysku komputera, platformach online bądź w tzw. chmurze? Zarządzanie danymi cyfrowymi w dzisiejszych czasach wymaga poważnego podejścia i dobrze przemyślanej koncepcji. Mimo, iż jest to bardzo wygodny sposób przechowywania dokumentów, gdyż zapewnia do nich łatwy dostęp (zwłaszcza jeśli chodzi o kopie plików z komputera przechowywane w chmurze, do których można dostać się z każdego miejsca i to nie tylko z komputera, ale także tabletu czy telefonu), niesie on ze sobą pewne ryzyko. Dlatego tak ważne jest by trzymać się kilku prostych zasad, by mieć pewność, że nie dojdzie do wycieku danych cyfrowych i ich rozpowszechniania. Najważniejszą kwestią jest odpowiednie zabezpieczenie komputera, stosując silne hasło zarówno do uruchomienia urządzenia, jak i otwarcia poszczególnych aplikacji czy programów. Należy także ograniczyć liczbę osób, które posiadają prawo dostępu do plików i ich pobierania. W przypadku osób nieuprawnionych warto również zablokować możliwość edycji pism (np. poprzez sformatowanie do PDF, RTF itp.) i udostępniać je tylko do odczytu. Pamiętać należy także, by unikać przenoszenia dokumentów elektronicznych na nośnikach typu pendrive, dysk zewnętrzny czy karta pamięci. Zgubienie ich i ujawnienie poufnych danych na nich zawartych naraziłoby firmę na szkody i mogłoby skutkować naruszeniem jej tajemnicy. Jeśli chodzi o komunikację elektroniczną szczególnie istotne jest, aby wysyłać zdigitalizowane dane tylko na potwierdzone, zaufane adresy e-mail i opatrywać je hasłami bądź szyfrowaniem za pomocą specjalnych algorytmów. Wówczas mamy pewność, że odczytają je tylko osoby do tego upoważnione. Warto też pamiętać o odpowiedniej ochronie przed kradzieżą samego komputera. W tym celu przydatne będą różnego rodzaju akcesoria zabezpieczające m.in w postaci blokad i czytników.

W dobie pandemii wiele firm zdecydowało się na pracę zdalną i kontynuuje ją do dziś. Dlatego mówiąc o bezpieczeństwie danych firmowych, nie należy pomijać również pracy z domu czyli tzw. home office. Tak samo, jak w firmowym biurze, tak i w domowym gabinecie ważne jest zachowanie odpowiednich środków ostrożności, w celu ochrony poufnych i wrażliwych danych. Najlepiej oczywiście byłoby, gdyby takie zakłady pracy posługiwały się elektroniczną archiwizacją dokumentów, a dostęp do nich był zaszyfrowany. Wówczas pracownik nie musiałby posiadać ich papierowych wersji, co wyeliminowałoby problem odpowiedniego przechowywania. Jedyne, o czym należałoby wówczas pamiętać, to każdorazowe wylogowywanie się z komputera po jego użytkowaniu. Jeśli jednak w danej firmie głównie pracuje się na papierowych wydrukach, pracownik, otrzymując je do domowego użytku za zgodą pracodawcy, musi o nie odpowiednio zadbać. Po pierwsze trzeba pamiętać, by papierowe pliki nie leżały na biurku i nie były na widoku. Trzeba je posegregować i odpowiednio zarchiwizować, w czym pomocne będą wspomniane wcześniej teczki, segregatory i pudła archiwizacyjne. Dzięki temu firmowe dokumenty zostaną jednocześnie zabezpieczone przed uszkodzeniem oraz zabrudzeniem. Teczki warto dokładnie opisać by móc szybko zidentyfikować ich zawartość. Najlepiej trzymać tak posegregowane arkusze w zamkniętych na klucz szafkach czy szufladach, a jeśli wymaga tego poufność treści, nawet w specjalnych sejfach. Meble te mogą stać bezpośrednio w gabinecie bądź jeśli pracownik dysponuje miejscem, w osobnym zamykanym pomieszczeniu. Dzięki temu pisma będą niewidoczne dla osób trzecich i dostępne tylko dla osób upoważnionych. Ważne jest, by będąc w posiadaniu firmowych dokumentów podczas pracy zdalnej zadbać o ich odpowiednie niszczenie. Wszelkie pisma zawierające wrażliwe dane nie mogą być tak po prostu wyrzucane do kosza, gdyż mogłyby zostać skradzione przez osoby postronne i w niewłaściwy sposób wykorzystane. Dlatego, by ustrzec się przed tym należy niszczyć dokumenty w sposób bezpieczny, czyli przy użyciu niszczarki o odpowiednim poziomie bezpieczeństwa.

Wszelkie dokumenty dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa mają swój określony czas przechowywania. I tak np. dokumenty podatkowe (np. faktury VAT, kopie rachunków, dokumenty inwentaryzacyjne, roczne sprawozdania finansowe, dokumenty zgłoszeniowe do ZUS, dokumenty rozliczeniowe i korygujące przekazane do ZUS od początku 2012 r. ) muszą być przechowywane przez okres 5 lat. Dokumenty rozliczeniowe i korygujące przekazane do ZUS przed końcem roku 2011 r. należy trzymać przez okres 10 lat. Ten sam okres przechowywania tyczy się dokumentów pracowniczych osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Z kolei w przypadku zatrudnienia przed tą datą, akta pracownicze muszą być przetrzymywane aż 50 lat, licząc od dnia ustania zatrudnienia. Warto w tym miejscu wspomnieć, iż wymienione okresy przechowywania dokumentacji mają również zastosowanie w przypadku gdy firma kończy swoją działalność. Wówczas musi ona wskazać miejsce (np. konkretne archiwum), w którym wszystkie te dokumenty będą magazynowane.

Podsumowując temat bezpiecznego przechowywania dokumentów firmowych pamiętać należy, że niezależnie od tego czy pracujemy w siedzibie firmy czy mamy swoje biuro w domu, odpowiednie zabezpieczenie danych zawartych w firmowej dokumentacji to priorytet. Należy je archiwizować w taki sposób, by zminimalizować ryzyko ich zniszczenia oraz by nie doszło do ich kradzieży i nieautoryzowanego rozpowszechniania, co mogłoby wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla firmy. Dokumenty papierowe warto umieszczać w teczkach, segregatorach i innych folderach by nie były widoczne na pierwszy rzut oka i nie zniszczyły się. Najlepiej trzymać je w zamkniętych na klucz metalowych szafach. Co do plików elektronicznych, ważne jest, by zabezpieczać je przy użyciu haseł i ograniczać uprawnienia do ich edycji. Bez względu na rodzaj dokumentów, z którymi pracujemy oraz na miejsce wykonywanych obowiązków, w Ofix.pl oferujemy funkcjonalne artykuły, przydatne do skutecznego i bezpiecznego przechowywania firmowych danych poufnych. Zapraszamy do naszego sklepu internetowego na tanie zakupy, z gwarancją szybkiej dostawy. Więcej o archiwizacji dokumentów dowiesz się z artykułu: Archiwizacja dokumentów - na czym polega i jak to robić?